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名刺情報連携時の重複ルールについて

みなさん、こんにちは。
サンブリッジ プロダクトサポート担当です。

取り込んだ名刺データからリード・取引先・取引先責任者に紐付ける際、下記のようなエラー画面が表示され、登録できないことがあります。



これは、取り込んだ名刺情報が既に組織上に存在しているために起こるエラーです。

今回は重複エラーが発生する流れとともに、重複エラーの原因 & 解決法についてお話ししたいと思います。


重複エラーの原因


上記エラーが表示される条件は以下の通りです:

1) Salesforceの重複管理機能を「取引先」や「取引先責任者」に設定()していて、

2) 既存の取引先や取引先責任者と重複する取引先や取引先責任者を登録しようとしている

この場合の「設定」は、「重複ルール」および「一致ルール」の設定を指します。
 これらの詳細は以下のSalesforceヘルプ記事をご参照ください。


重複ルールに関する Salesforce ヘルプ記事

一致ルールに関する Salesforce ヘルプ記事


重複エラーが発生する例の一つとしては、以下のような流れになります。


1.取引先責任者レコード[鈴木 一郎](株式会社ビスカコーポレーション)が存在している。




2.株式会社ビスカコーポレーションの[鈴木 一郎]さんの名刺を名刺レコードとして登録。



3.[鈴木 一郎]の名刺レコード上で「取引先・取引先責任者に登録」を押す。



4.取引先責任者の登録の画面で、候補に株式会社ビスカコーポレーションの[鈴木 一郎]が表示されるが、
「新規取引先責任者を追加」を選択して次の画面に進む。



5.最終確認画面にて「保存」を押す。



6.取引先責任者データの重複により、エラーが発生。



対策

今回の場合はエラー画面にも記載がある通り、既存の取引先責任者と重複するかどうかの判定は、
重複ルール「Standard_Rule_for_Contacts_with_Duplicate_Accounts」の設定内容に基づいています。

しかし重複ルールの設定方法によっては、実際は既存の取引先とは別の人物であるにも関わらず「重複している」と判定され、
エラーが発生することもあります。

この重複アラートを回避して取引先・取引先責任者に登録する方法は、以下の2つがございます。


■方法1:重複アラートをオフにする

重複アラートをオフにすることにより、
取引先・取引先責任者の登録で新規作成を選択してもアラートが表示されなくなり、登録操作を完了することができます。

重複ルールの内容をご確認いただき、組織の運用に沿ったルールでない場合はオフにしてください。

重複ルールの設定変更手順は以下の通りです。

1) 設定 > データ > 重複管理 > 重複ルール を選択
2) 該当ルール(今回の例では Standard_Rule_for_Contacts_with_Duplicate_Accounts)の画面を開く
3) [作成時のアクション]の [アラート] チェックボックスをオフにする



考慮すべき点として [アラート] をオフにすると、
組織のユーザが気づかないうちに複数の重複レコードを作成する可能性があります。

そのため、[アラート]の設定を変更せずに登録操作を完了するには、以下の方法をお試しください。


■方法2:アラートを無視して登録する



エラーメッセージのアラートの [OK] ボタンをクリックすると、
画面に[保存(アラートを無視)] というチェックボックスが表示されます。




これをオンにして再び[保存]をクリックすると、登録作業が完了できます。



■アラート表示後も、[保存(アラートを無視)]というチェックボックスが表示されない場合

アラートの [OK] ボタンをクリックしても、画面に [保存(アラートを無視)] というチェックボックスが表示されない場合、
該当の重複ルールにおいて [作成時のアクション] が [ブロック] になっている可能性がございます。

先ほどの手順と同様に「重複ルール」の設定を確認します。

1) 設定 > データ > 重複管理 > 重複ルール を選択
2) 該当ルール(今回の例では Standard_Rule_for_Contacts_with_Duplicate_Accounts)の画面を開く
3) [作成時のアクション]のにて選択されている値を確認する


上記画像のように [ブロック] が選択されている場合、[ブロック] → [許可] に変更 > [保存] をクリックすることで、
名刺情報を取引先・取引先責任者と連携する際、 [保存(アラートを無視)] というチェックボックスを表示させることができます。




おわりに

いかがだったでしょうか。

今回は重複ルールにより発生するエラーの対処方法についてお話ししました。

重複ルールは少し複雑ですが、Salesforce内のデータを綺麗に保つには非常に有用な機能です。
貴社の運用方法に合わせて、ぜひご活用ください。

また、重複エラーの対処法については以下のFAQ記事でも公開しておりますので、こちらも併せてご参照くださいませ。

名刺から取引先・取引先責任者に登録する際、重複エラーが発生し登録できません

リードまたは取引先・取引先責任者に一括登録しようとしましたが、エラーが発生しました。エラー該当レコード以外を登録したいです。